adminÉ bem verdade que muitas tarefas administrativas já foram automatizadas. Ainda assim, as rotinas de uma empresa necessitam de trocas humanas. Portanto, precisamos destacar o papel do contínuo em escritórios. Continue conosco e entenda por que você deve investir nesse tipo de colaborador.
Contínuo contribui para a produtividade do escritório
A digitalização reduziu expressivamente o volume de papel que consumimos. Apesar disso, as organizações devem manter versões físicas dos documentos. É necessário coletar assinaturas dos gestores, carimbar laudas e reconhecer firma para garantir a autenticidade das operações.
E aí começa a complicação. Se não houver a rubrica do responsável, processos inteiros podem travar.
Imagine que você seja o diretor operacional de uma fábrica e tenha que realizar uma compra grande de insumos. Porém, o diretor financeiro não aprovou o orçamento simplesmente porque não recebeu o relatório de custos e, por isso, está impedido de autorizar novos gastos. Dependendo do atraso, a linha de produção pode parar.
Salvas as proporções, é mais ou menos isso que ocorre no cenário corporativo. O andamento das atividades às vezes depende de uma simples assinatura. E o que será que acontece, quando a papelada não se encontra na mesa do chefe no momento apropriado?
O contínuo existe justamente para evitar problemas dessa natureza. Cabe ao “office-boy” entregar documentos e correspondências às pessoas certas.
Isso assegura a fluidez das rotinas internas e externas de um escritório. Todos os departamentos recebem o material que precisam, na hora que precisam, assegurando o fluxo correto de trabalho.
A principal vantagem é o ganho de tempo da equipe. Quando há um funcionário designado para cuidar dos papéis, os demais colegas não enfrentam a burocracia.
Desse modo, eles conseguem se dedicar mais às próprias tarefas. Contadores analisam balancetes, assessores jurídicos avaliam contratos e assim por diante. Em resumo, os setores conquistam mais produtividade, pois mantêm o foco no que importa.
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Como contratar um office-boy pode reduzir custos da empresa
Também vale ressaltar a importância do contínuo para os serviços de banco. Embora a maioria das transações seja on-line, ainda há companhias que preferem realizar pagamentos na boca do caixa . Essa é uma forma de reduzir gastos com taxas de TED e DOC, por exemplo.
No entanto, a espera na fila pode ser longa, então seria inviável deslocar o administrador do escritório para cumprir essa missão. Melhor envolvê-lo nas decisões estratégicas do dia a dia, certo? Deixe que o office-boy assuma a demanda burocrática.
Obviamente, essas tarefas “pequenas” são cruciais para manter tudo funcionando. Mesmo que o cargo de contínuo não exija alta formação técnica, é indispensável que esse colaborador seja uma pessoa de confiança, responsável e apta para assumir a missão.
Quer uma dica para acertar na contratação? Chame uma prestadora de serviços terceirizados. A empresa realizará uma triagem de pessoal para encontrar os colaboradores mais adequados ao perfil do seu escritório.
Além da segurança de ter profissionais qualificados, essa alternativa custa menos. Afinal, os encargos trabalhistas e as obrigações sindicais ficam por conta da companhia contratada.
Para saber mais, entre em contato com a Inconfidência e solicite informações sobre a terceirização do contínuo. Nós podemos contribuir para elevar a produtividade de seu negócio.
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