adminO trabalho num escritório de contabilidade exige concentração. Quando a equipe está analisando balancetes e razonetes qualquer distração com tarefas pequenas pode atrapalhar a produtividade. É por isso que a empresa deve contar com o apoio do contínuo, profissional encarregado da logística documental para os serviços burocráticos.
Também chamado de office-boy, esse colaborador atua despachando documentos e realizando atividades bancárias. São missões aparentemente simples, mas que podem levar bastante tempo. Portanto, é necessário ter alguém encarregado delas, senão o dia a dia da equipe fica bem complicado.
Contínuo no escritório de contabilidade ajuda a otimizar processos
Por mais que a digitalização da área contábil tenha reduzido o volume de papéis, ainda existe a necessidade de guardar a versão impressa de alguns documentos. E não basta ter uma cópia física do arquivo. Às vezes é preciso coletar assinaturas e reconhecer firma para garantir a autenticidade dos registros.
Sem essas etapas burocráticas, o processo trava. Não dá para organizar uma contabilidade com informações extraoficiais, né? Ou seja: a equipe deve garantir que a documentação esteja no lugar certo, na hora certa e nas condições adequadas para o trabalho seguir sem contratempos.
Eis uma missão para o contínuo do escritório. Cabe a esse colaborador buscar os materiais e entregá-los a quem precisa. Não fosse assim, a tarefa ficaria a cargo dos próprios contadores. E esses, por consequência, teriam menos tempo para se dedicar à sua função principal de analisar a situação tributária e financeira dos clientes.
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Além do despache de documentos, que traz agilidade à rotina da firma, o office-boy também colabora nas idas ao banco. Afinal, mesmo com PIX e transações on-line, algumas operações mais robustas ainda são feitas na boca do caixa. Lá se vão horas no trânsito e nas filas das agências para manter os pagamentos atualizados.
Terceirize para ter um office-boy de confiança
É fato que as funções desempenhadas pelo contínuo não exigem uma qualificação técnica muito alta. No entanto, esse é um trabalho de extrema responsabilidade, pois garante respostas mais ágeis nos processos internos do escritório contábil.
Sendo assim, o colaborador deve apresentar competências como organização e rapidez. Além disso, tem que ser uma pessoa de confiança, visto que pode lidar com malotes de dinheiro, documentos sigilosos e até senhas de contas bancárias.
Por esse motivo sugerimos a você a terceirização do contínuo. Com o apoio de uma prestadora de serviços, é possível ter acesso aos melhores profissionais do ramo.
A empresa contratada faz uma triagem por perfil com base nas características desejadas pelo cliente. Ela ainda oferece treinamentos periódicos ao seu quadro de colaboradores. Dessa forma, os office-boys escolhidos chegam ao local de trabalho prontos para desempenhar sua função.
E mais: trata-se de uma solução barata para o escritório. Isso porque o contratante paga apenas uma taxa,eliminando todos os riscos trabalhistas e sindicais, pois cuidamos de tudo. Saiba mais no nosso artigo sobre as 5 vantagens da terceirização.
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