Atendimento que dá retorno: como ter recepcionistas excelentes

Atendimento que dá retorno: como ter recepcionistas excelentes

Se a primeira impressão é a que fica, seu negócio já deve surpreender desde a porta de entrada. Um time de recepcionistas bem treinado cumpre papel estratégico nesse aspecto. É a partir daí que os clientes conhecerão valores da empresa, como cordialidade e eficiência. Portanto, você precisa ter uma ótima equipe de atendimento.

Recepcionista: o cartão de visitas da empresa

A função de recepcionista atende a diversas necessidades. É nesse primeiro ponto de contato que o visitante vai tirar dúvidas, confirmar um horário marcado ou ser encaminhado para o setor que procura.

Cabe à atendente dar as boas-vindas. Essa colaboradora atua como uma espécie de cartão de visitas, podendo tanto acolher quanto afugentar o público. Afinal, se ela estiver de cara amarrada ou com o uniforme desalinhado, a mensagem que se transmite é negativa: desleixo, despreparo ou falta de interesse em recepcionar a clientela. Nada bom para quem pretende elevar a fidelização ou as vendas, hein?

Mas esse trabalho vai além da boa aparência. O asseio pessoal conta pontos, ok. Porém, por mais que alguém tenha presença e simpatia, certas habilidades ainda precisam ser desenvolvidas. O atendimento ao cliente envolve técnicas específicas, como escuta ativa. Ainda, é necessário jogo de cintura para resolver contratempos – uma fila tumultuada no hall do prédio, ou o telefone que não para de tocar…

São competências adquiridas e desenvolvidas com treinamento de equipe. O pessoal da recepção não nasce preparado para assumir esse posto. Antes de lidar com os visitantes de frente (literalmente), os colaboradores devem passar por cursos de capacitação.

A supervisão das atividades também é válida. Colegas mais experientes coordenam os demais para garantir que o padrão de qualidade se mantenha alto. Fora isso, a figura do supervisor será a referência, nos casos que fujam ao protocolo.

Terceirização garante equipe pronta para o atendimento

Cursos, protocolos, supervisão… Tudo isso dá ideia de uma operação onerosa. Realmente, a qualificação de pessoal pode ser um investimento robusto, ainda mais quando a empresa registra um turnover significativo. A rotatividade de funcionários significa mais despesas com demissões, contratações e treinamento de novas recepcionistas. Trata-se de uma conta alta demais para os empreendimentos menores.

Não queremos desmerecer esse setor. O bom atendimento dá resultado, como vem sendo argumentado neste artigo. Apenas alertamos que equipe capacitada custa caro – e, infelizmente, alguns negócios têm gastos mais urgentes com equipamentos ou fornecedores, por exemplo.

A solução está na terceirização do serviço. Essa é uma forma de reduzir custos sem comprometer a qualidade.

Recepcionistas terceirizadas já passaram pelo treinamento. Elas conhecem a maneira correta de se dirigir ao público, sempre zelando pela hospitalidade e pela eficiência. E o time conta com supervisão, justamente para assegurar que os manuais de boas práticas sejam executados à risca.

Ah, outro detalhe: colaboradores terceirizados custam menos para o contratante. Isso porque os encargos trabalhistas e as responsabilidades sindicais ficam por conta da prestadora de serviços.

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